Что должно быть в личном деле сотрудника?

Управляющий партнер юридической фирмы BLS Елена Кожемякина рассказала, какую информацию можно хранить в личном деле сотрудника.

Новый закон о персональных данных поставил работодателям немало новых задач, заодно – вернул внимание и к некоторым старым. В первую очередь, это коснулось фармацевтических компаний, ведь учесть надо и данные офисных сотрудников, и дистанционных, и информацию клиентов /контрагентов.

Одна из таких «реанимированных» тем – личные карточки сотрудников. За апрель-май мы получили сразу несколько похожих вопросов от клиентов. Что, в соответствии с новым законом о персданных, должно быть в личном деле работников, и какие документы необходимо хранить в электронном и бумажном виде? Давайте разберем.

Самое главное, что надо знать работодателям – закон не обязывает коммерческие организации вести личные дела сотрудников. Поэтому компании вправе сами определять, какие документы они будут хранить, если такие дела все же ведут. В связи с изменениями в закон о персональных данных к этому списку добавится согласие на распространение персональных данных. Но только если ваша компания распространяет такие данные неограниченному кругу лиц. При этом документы должны относиться к трудовой деятельности, предоставляться в соответствии с законодательством или оформляться именно на месте работы.

Таким образом в личном деле вы можете хранить:

заявление о приеме на работу, направление или представление;
трудовой договор;
приказ о приеме на работу;
договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
подписанное работником соглашение о неразглашении коммерческой тайны;
производственные характеристики и т. п.

Последними документами личного дела, как как правило, являются заявление об увольнении и приказ об увольнении работника.

На все документы составляется внутренняя опись. При этом мы не рекомендуем хранить в личных делах копии личных документов сотрудника – паспорта, свидетельства о браке, рождении детей и т. п. По общему правилу, представители компании не должны снимать копии с документов, которые приносит сотрудник. Например, при приеме на работу он лишь показывает паспорт, диплом, военный билет и др. Специалист проверяет эти документы и возвращает работнику, об этом говорит и ст. 65 ТК РФ, и судебная практика – например: постановление 15-го арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 по делу № А53-12557/2013.

Иначе Роскомнадзор может прийти к выводу, что компания избыточно обрабатывает данные и выдаст предписание или даже штраф должностному лицу до 20 тыс. рублей, а юрлицу – до 100 тыс. рублей, в соотетствии с ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ. Если хранение таких документов необходимо, получите у сотрудника письменное согласие на их хранение, и будьте готовы обосновать проверяющим, с какой целью храните эти документы – например, назначение пособий, предоставление льгот и т. п. Кроме того, надо уничтожить копии в течение 30 дней с даты, когда достигнуты цели обработки данных, в том числе в случае увольнения работника.

Какие документы работодатель хранит в электронном виде, Роскомнадзор не выясняет, поэтому их перечень может быть шире. Однако рекомендуем, чтобы они были также связаны с трудовой деятельностью работника.

Если же говорить о личной карточке, то сведения о семейном статусе и родственниках работника в нее можно не вносить. В законе нет требований об обязательном заполнении этих сведений. Но надо учитывать, что эта информация может пригодиться самой компании. Например, если что-то произойдет с сотрудников, работодатель сможет оперативно связаться с родными. Сведения о семейном статусе помогут решить вопрос о том, относится ли работник к категориям, защищенным от увольнения, и т. п. Поэтому такая дополниетльная информация может быть отнюдь не лишней.